Cómo usar la IA sin poner en riesgo los datos de tu empresa
Qué datos no subir nunca a una IA, por qué importa el plan que contratas, qué exige ya la ley europea de IA y una política de uso sencilla para tu equipo.
La pregunta no es «¿usamos la IA?», porque tu equipo ya la está usando, probablemente con cuentas personales. La pregunta es cómo se usa.
1. El plan importa (y mucho)
| Cuenta personal gratuita | Plan de empresa | |
|---|---|---|
| ¿Entrena con tus datos? | Puede hacerlo, salvo que lo desactives | No, por defecto |
| Control de usuarios | Ninguno | Altas y bajas centralizadas |
| Contrato de tratamiento de datos | No | Sí |
Si tu equipo usa la IA para trabajar, págale un plan de empresa. Es la medida de seguridad más eficaz y más barata.
2. Lo que nunca debe subirse a una cuenta personal
- Datos personales sensibles: salud, afiliación sindical, datos de menores…
- Datos bancarios, contraseñas y documentos de identidad.
- Información confidencial: contratos con cláusulas de confidencialidad, datos financieros no publicados, secretos comerciales.
Truco: si necesitas que la IA trabaje con un documento sensible, anonimízalo antes. Cambia nombres por «Cliente A» y elimina DNI, direcciones y cuentas.
3. Cuidado con dónde se procesan los datos
No todas las herramientas son iguales. Algunos ejemplos:
- DeepSeek: su app trata los datos según la política de una empresa china. Evítala para el trabajo.
- Mistral: empresa europea, una opción interesante cuando la ubicación de los datos pesa.
- Perplexity Computer en modo local: los datos no salen del Mac.
4. Los agentes, siempre con permiso
Los agentes como Claude Cowork, ChatGPT Work o Copilot Cowork pueden actuar en tus aplicaciones. Configúralos para que pidan aprobación antes de enviar, pagar, borrar o compartir, y dales acceso solo a lo que necesiten.
5. La ley ya te pide algo: formación
El Reglamento Europeo de IA (artículo 4) obliga desde el 2 de febrero de 2025 a las empresas que utilizan sistemas de IA a adoptar medidas para que su personal tenga un nivel suficiente de alfabetización en IA. No exige un título concreto, pero sí poder demostrar que el equipo sabe usarla con criterio. Una formación básica y documentada es la forma más sencilla de cumplirlo.
Una política de uso en una página
Para empezar no necesitas un documento de 40 páginas. Basta con esto:
- Herramientas autorizadas: [cuáles] y con qué plan.
- Datos prohibidos: la lista del punto 2.
- Revisión humana obligatoria antes de enviar algo a un cliente.
- Los agentes no envían, pagan ni borran sin aprobación.
- A quién preguntar si hay dudas.
Consejo: guarda constancia de la formación (fecha, contenidos y asistentes). Es la forma más sencilla de demostrar que cumples la obligación de alfabetización en IA.
Preguntas frecuentes
¿ChatGPT o Claude usan mis datos para entrenar?
Depende del plan y de la configuración. Los planes de empresa no entrenan con tus datos por defecto. En los planes personales hay una opción para desactivarlo: revísala en los ajustes de privacidad.
¿La ley obliga a algo a las pymes que usan IA?
Sí. El Reglamento Europeo de IA exige desde el 2 de febrero de 2025 que las empresas que usan sistemas de IA procuren que su personal tenga un nivel suficiente de alfabetización en IA. Una formación básica y documentada es la forma más sencilla de cumplirlo.
¿Qué datos no debo subir nunca a una IA?
Datos de salud, datos bancarios, contraseñas, documentos de identidad y cualquier información confidencial de clientes, salvo que uses un servicio de empresa con las garantías adecuadas.